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Comment une secrétaire doit-il répondre au téléphone ?
Comment une secrétaire doit-elle répondre au téléphone ? La réponse est : cela dépend.
Une façon d’obtenir les réponses qu’elle souhaite est d’appeler sa secrétaire sur son téléphone portable pendant qu’elle attend dans la file pour son rendez-vous avec quelqu’un d’important. Appelez-la dès qu’elle est prête et donnez-lui des indications, et demandez-lui si elle est disponible pour prendre votre appel.
Assurez-vous que votre voix est agréable : les femmes sont plus susceptibles de prendre des appels sur leur téléphone portable que les hommes. Si vous avez déjà été coincé dans la circulation et que vous avez dû écouter un interlocuteur occupé au téléphone, vous savez que les péages peuvent s’accumuler rapidement et devenir agaçants. Si vous voulez que votre secrétaire soit plus productive, veillez à ne pas lui faire perdre son temps en bavardant inutilement au téléphone. Comment devenir secrétaire sans le bac ?
Une autre façon de répondre au téléphone est d’envoyer un courrier électronique. Il n’est pas toujours nécessaire de connaître le nom de famille de l’appelant, mais cela peut certainement ajouter du plaisir à votre conversation. Il se peut que vous vous soyez trompé de numéro ou que vous souhaitiez simplement clarifier quelque chose. Votre secrétaire est occupée et pourrait apprécier de vous aider à trouver l’identité de la personne.
Une secrétaire doit-elle répondre au téléphone sur un télécopieur ? Peut-être pas. Même si l’identification de l’appelant indique qu’il s’agit d’un fax, le ton de la voix et l’endroit où il se trouve pourraient être trop menaçants pour qu’elle les entende. Dans ce cas, vous pouvez donc laisser votre secrétaire rappeler le numéro à la place.
Si vous devez communiquer à l’appelant son adresse électronique, veillez à utiliser un ton léger et amical. Si la personne qui appelle vous raccroche au nez à voix haute, votre secrétaire peut se sentir mal à l’aise de répondre aux questions au téléphone.
Lorsqu’elle répond au téléphone, elle ne doit jamais dire « c’est si agréable de vous parler », sauf si elle le pense. Vous devez éviter les commentaires « gentils » lorsque vous répondez au téléphone, et éviter de lui dire que vous l’aimez ou qu’elle va vous manquer.
Ce n’est pas parce que vous êtes au téléphone avec quelqu’un que vous devez être impoli avec elle ou avec vous-même. Gardez une communication professionnelle et polie, et elle vous en remerciera.
Une fois que vous avez répondu au téléphone, vous devez raccrocher avant de répondre au prochain appel. Vous pouvez le faire en utilisant la touche « x » du téléphone ou en appuyant sur le bouton « stop » de l’appel. Et assurez-vous toujours de répondre au téléphone lorsque votre interlocuteur appelle votre téléphone portable, et pas n’importe quel autre téléphone. Elle peut penser que vous n’appelez pas l’autre téléphone, mais vous pourrez reconnaître sa voix lorsqu’elle rappellera l’autre téléphone.
Ne parlez pas trop longtemps au point d’ennuyer votre interlocuteur. Plus l’appel sera long, moins elle aura de chances d’apprécier votre appel. Elle peut donner le numéro de son bureau, ou même de la société pour laquelle elle travaille, puis vous raccrocher au nez. Assurez-vous donc qu’elle sache que vous avez appelé.
Il est également bon de suivre ses conseils sur l’heure à laquelle elle doit appeler lorsqu’elle répond au téléphone. Il se peut qu’elle ait besoin de vous parler pendant cinq minutes, vous devez donc l’appeler à l’heure qu’elle vous a indiquée. Si elle n’est pas au bureau, il se peut qu’elle doive vous appeler plus tard. Appelez-la dès que vous partez, et si vous devez l’appeler une seconde fois, vous pouvez le faire pendant qu’elle est au téléphone et attendre qu’elle vous rappelle.
Si vous utilisez un service de répondeur et si votre secrétaire répond au téléphone, faites la même chose, dites-lui simplement à quelle heure vous devez appeler et à quelles heures vous préférez ne pas appeler. Faites-lui part de votre message, remerciez-la d’avoir appelé et dites-lui que ce fut un plaisir de vous parler. Raccrochez ensuite.
Comment une secrétaire doit-elle répondre au téléphone ? La question la plus importante de toutes est : « Comment aimez-vous la façon dont nous vous traitons ? – qui donnera le ton d’une bonne relation.
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