Quelles sont les compétences qu’il faut développer pour maitriser le secrétariat de direction ?
Pour maitriser le Secrétariat, il faut pouvoir répondre aux questions suivantes :
- Comment répondre à la clientèle par contact direct et par téléphone ?
- Comment effectuer les tâches relatives à l’organisation du bureau ?
- Comment assurer le suivi de la correspondance ?
- Comment produire des documents ?
- Comment concevoir la présentation de documents écrits et virtuels ?
- Comment effectuer des opérations liées à la tenue de réunions et à la formation interne Organiser des événements ?
- Comment effectuer des opérations reliées à la comptabilité ?
- Comment produire des données statistiques ?
- Comment gérer des documents ?
Sommaire
La formation proposée par notre centre permet d’acquérir toutes les compétences nécessaires pour maitriser le Secrétariat de Direction.
MODULE 1 - CERNER LE PROFIL DE LA SECRETAIRE - SECRETARIAT DE DIRECTION
- Connaître les qualités d’une bonne secrétaire.
- Connaître le matériel utilisé par la secrétaire.
- Savoir communiquer avec les différents types de publics.
- Connaître la réalité de la pratique du métier.
- Confirmer son orientation professionnelle.
MODULE 2 - L'ENTREPRISE ET SON ENVIRONNEMENT - SECRETARIAT DE DIRECTION
- Définir les différentes approches de l’entreprise, ses caractéristiques et ses finalités.
- Définir le rôle de l’entreprise dans la société.
- Identifier la diversité des entreprises.
- Définir les différentes structures de l’entreprise.
- Identifier l’environnement de l’entreprise.
- Identifier les fonctions et l’organisation technique de l’entreprise.
- Déterminer les fonctions commerciales de l’entreprise.
- Identifier les fonctions financières de l’entreprise.
- Identifier les fonctions administratives de l’entreprise.
MODULE 3 - ANGLAIS TECHNIQUE - SECRETARIAT DE DIRECTION
- Business vocabulary and the types of companies.
- Comprehension.
- Translation.
- Writing Business letters.
- Business dialogues/ Meeting people in business Exchanging information.
- Telephoning.
MODULE 4 - GESTION DU TEMPS - SECRETARIAT DE DIRECTION
- Classifier les activités.
- Planifier l’exécution d’activités.
- Déterminer les activités pouvant être exécutées par d’autres personnes.
MODULE 5 - ETUDE DU CLAVIER LATIN - SECRETARIAT DE DIRECTION
- Appliquer une méthode de doigté d’un clavier latin.
- Atteindre une vitesse de 20 mots/mn à la fin d’étude du clavier.
- Atteindre une vitesse de 30 mots/mn à la fin de formation.
MODULE 6 - BUREAUTIQUE - SECRETARIAT DE DIRECTION
- Produire un document texte.
- Produire un document d’un tableur.
- Produire une présentation assistée par ordinateur.
- Manipuler un navigateur.
- Manipuler un logiciel de messagerie.
MODULE 7 - PRISE DE NOTES - SECRETARIAT DE DIRECTION
- Utiliser des signes conventionnels.
- Utiliser des sigles ou abréviations.
- Transcrire le même texte ou lettre plusieurs fois.
MODULE 8 - LES ECRITS PROFESSIONNELS - SECRETARIAT DE DIRECTION
- Identifier les différents écrits professionnels.
- Rédiger les écrits professionnels.
MODULE 9 - TECHNIQUES DE SECRETARIAT - SECRETARIAT DE DIRECTION
- Connaitre les outils et matériel qui permettent à la secrétaire d’accomplir sa mission.
- Connaitre les objectifs du classement et du rangement.
- Choisir les moyens matériels a utiliser pour conserver les documents et permettre leur consultation dans les meilleures conditions.
MODULE 10 - TECHNIQUES DE COMMUNICATION - SECRETARIAT DE DIRECTION
- Comprendre l’importance de la communication pour le travail de bureau.
- Appliquer des principes et des techniques de communication.
- Etre consciente ou conscient de ses forces et de ses limites quant à sa façon de communiquer.
MODULE 11 - UTILISATION DES FONCTIONS AVANCEES D'UN TRAITEMENT DE TEXTE - SECRETARIAT DE DIRECTION
- Créer un long document.
- Créer un journal interne.
- Aider à la création de documents.
- Présenter de documents et styles.
- Réaliser un mailing ou publipostage.
MODULE 12 - CALCULS COMMERCIAUX - SECRETARIAT DE DIRECTION
- Savoir utiliser les rapports et proportions, les grandeurs proportionnelles et le partage proportionnel.
- Appliquer les pourcentages en pratique commerciale, en comptabilité et en fiscalité.
- Appliquer les intérêts simples et les différentes méthodes de calcul.
- Utiliser l’escompte commercial.
- Analyser l’équivalence des effets.
- Tenir des comptes courants et d’intérêts par la méthode hambourgeoise.
MODULE 13 - CORRESPONDANCE COMMERCIALE EN LANGUE FRANÇAISE - SECRETARIAT DE DIRECTION
- Définir la correspondance : la lettre (fond et forme).
- Rédiger la correspondance entre acheteur et vendeur :
– la lettre de demande de renseignements / de prix
– la réponse à la demande de renseignements
– la lettre contre proposition
– la commande
– la livraison et les documents l’accompagnant
– la réception
– le transport et ses modalités
– le règlement et ses modalités
– le rappel de règlement
– la correspondance avec les transporteurs
– la correspondance avec les banques
– la correspondance avec les assurances. - Saisir les correspondances rédigées.
- Vérifier les contenus des correspondances.
MODULE 14 - DOCUMENTS SERVICE COMMERCIAL RH SECRETARIAT - SECRETARIAT DE DIRECTION
- Connaitre les caractéristiques et savoir rédiger les différents documents du service commercial.
- Connaitre les caractéristiques et savoir rédiger les différents documents du service des ressources humaines.
MODULE 15 - INITIATION A LA COMPTABILITE - SECRETARIAT DE DIRECTION
- Connaitre l’intérêt de la comptabilité générale .
- Connaitre les caractéristiques de la comptabilité générale.
- Connaitre les mécanismes de base sur lesquels s’appuie la comptabilité.
- Connaitre les principaux documents circulant dans l’entreprise.
- Connaitre le code de la normalisation comptable.
- Savoir définir un bilan.
- Savoir procéder à une analyse comptable des opérations de l’entreprise.
- Comprendre le fonctionnement de comptes de bilan.
- Connaitre le fonctionnement et les principes de la comptabilité à partie double.
- Connaitre la structure du C.P.C.
- Connaitre les différentes spécificités du plan comptable : classes, codification des comptes et les états de synthèse.
- Connaitre le rôle et les spécificités du : journal, grand livre et de la balance des comptes.
MODULE 16 - NOUVELLES TECHNOLOGIES DE L’INFORMATION ET DE LA COMMUNICATION - SECRETARIAT DE DIRECTION
- Se connecter à Internet et utiliser les protocoles standards définis sur Internet.
- Connaître et utiliser les réseaux et les outils de communication.
- Connaître et utiliser le matériel de communication écrite.
MODULE 17 - RELATION CLIENTELE A DISTANCE - SECRETARIAT DE DIRECTION
- Appliquer les techniques de communication et la vente.
- Appliquer les techniques de questionnement.
- Appliquer les techniques de l’écoute active dans la vente.
- Appliquer les techniques de vente face à face réussir une vente par téléphone.
- Appliquer les techniques de télémarketing et de télévente.
MODULE 18 - TECHNIQUES COMMERCIALES - SECRETARIAT DE DIRECTION
- Création du dossier commercial.
- Création d’une structure commerciale.
- Traitement commercial.
- Edition et paramétrage des documents commerciaux.
- Analyse des performances commerciales.
MODULE 19 - PERFECTIONNEMENT EXCEL - SECRETARIAT DE DIRECTION
- Personnaliser une barre d’outils.
- Partager la fenêtre active.
- Déplacer les barres de fractionnement.
- Régler la mise en page du tableau.
- Protéger un classeur en ouverture.
- Créer un modèle de feuille de calcul.
- Créer un classeur personnalisé.
- Faire une consolidation.
- Insérer une fonction.
- Trier une base de données.
- Utiliser une grille de saisie.
- Filtrer des données.
- Changer l’opération appliquée au champ de données.
- Créer une table à double entrée.
- Calculer un point mort.
- Calculer les charges proportionnelles.
- Calculer une valeur cible.
- Créer un scénario.
- Créer un tableau de synthèse.