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Quel est le quotidien d’un secrétaire administratif ?
La journée typique d’un secrétaire administratif est plus stressante qu’il n’y paraît sur le papier. La tâche principale d’un assistant administratif est de gérer les documents financiers d’une entreprise et de s’occuper de toute la comptabilité et de la paie. L’assistant administratif n’est ni médecin ni avocat, mais il doit connaître les aspects juridiques de la gestion d’une entreprise. En d’autres termes, l’assistant administratif est une personne dont les décisions peuvent avoir des conséquences financières et juridiques réelles et importantes.
Les secrétaires administratifs ne sont pas autorisés à assumer autant de responsabilités. L’assistant administratif est responsable de la gestion d’un budget, de l’établissement de rapports financiers aux propriétaires et de l’organisation de l’inventaire. L’assistant administratif est également responsable de la tenue de registres précis sur les transactions quotidiennes de l’entreprise, ce qui inclut l’achat et la vente de marchandises, d’équipements et de services. L’assistant administratif est également chargé de tenir les livres, de tenir une liste de clients, de fournir des services juridiques et d’aider les clients à remplir leurs déclarations fiscales. Enfin, l’assistant administratif est chargé de répondre aux appels téléphoniques. Comment devenir secrétaire administrative ?
Il y a certaines tâches qu’un assistant administratif n’est pas autorisé à accomplir. Si un assistant administratif est chargé de faire quelque chose qu’il ne peut pas faire, il n’est pas obligé d’accomplir les tâches qui lui sont assignées. Par exemple, si un client demande une réunion mais que l’administrateur ne souhaite pas y assister, le client recevra un avis lui indiquant que l’assistant administratif ne peut pas se rendre à la réunion en raison de son emploi du temps chargé. Le client ne sera ni déçu ni rancunier. Il acceptera simplement la décision sans autre discussion.
Il arrive parfois qu’un assistant administratif constate que son employeur enfreint la loi. Ces violations peuvent être très graves et peuvent donner lieu à des poursuites judiciaires. Un assistant administratif peut constater qu’il ou elle a été harcelé, abusé ou menacé d’une manière illégale. L’assistant administratif a le droit de signaler ces incidents au département des ressources humaines de l’entreprise. Même si l’employé a le droit de déposer ces plaintes, l’employeur doit s’assurer que la plainte est crédible et équitable.
La plupart des assistants administratifs sont très heureux de découvrir qu’ils ont un emploi où leurs opinions et leur travail sont respectés. La plupart des assistants administratifs ne sont pas suffisamment payés pour vivre confortablement. Ils doivent donc s’efforcer de joindre les deux bouts tout en étant capables de payer les factures.
Les assistants administratifs sont rémunérés à l’heure, mais ils sont payés à la minute, ce qui signifie qu’ils peuvent ne recevoir leur salaire complet qu’à la fin de la semaine. Les assistants administratifs les plus expérimentés peuvent toucher un salaire à six chiffres chaque année. Toutefois, de nombreux assistants administratifs ne sont payés qu’à l’heure.
Il peut être difficile pour un assistant administratif de jongler avec toutes ces responsabilités et de concilier une famille de quatre personnes. La meilleure façon pour un assistant administratif de gérer le stress qui peut découler de son travail est de se détendre.
Dans la plupart des entreprises, l’horaire de travail des assistants administratifs est établi en fonction des vacances et des congés. Lorsqu’un assistant administratif n’est pas à son bureau, une secrétaire peut être amenée à faire des heures supplémentaires. Pendant les vacances, de nombreuses entreprises prévoient une période de congé pour l’assistant administratif afin qu’il puisse se reposer de sa charge de travail.
De nombreux assistants administratifs se sentent frustrés par le fait que leurs patrons les traitent comme s’ils étaient inférieurs à eux. Ces sentiments sont parfois aggravés par le fait que les patrons ignorent souvent les demandes d’informations ou les suggestions des assistants administratifs.
Certains assistants administratifs ont également le sentiment que leurs supérieurs ne veulent pas embaucher de personnes qualifiées. En conséquence, ils travaillent avec des travailleurs moins que brillants. Cela n’est pas de bon augure pour l’organisation ou la productivité du bureau. Parfois, les administrateurs peuvent même recourir au harcèlement, aux abus ou à la rétrogradation parce qu’ils pensent que les assistants en savent plus que les assistants administratifs.
Face à ces problèmes, il est souvent utile que les assistants administratifs recherchent une aide professionnelle. Ces professionnels sont formés pour trouver les causes des problèmes et aider leurs clients à y faire face.
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