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Quelles sont les fonctions d’une secrétaire de direction ?
Un secrétaire exécutif est un membre clé de l’équipe de direction. Il peut contribuer à assurer le bon déroulement des processus et à faire en sorte que chacun se concentre sur ce qui est important. Cela inclut également votre personnel. Donc, si vous cherchez un nouveau secrétaire exécutif, voici quelques éléments à rechercher dans ses qualifications.
Les tâches d’un assistant administratif sont nombreuses, mais certaines sont très courantes. Elles consistent notamment à répondre aux appels téléphoniques, à déléguer des tâches à d’autres employés, à organiser des réunions, à prendre des dispositions pour les voyages, à préparer des documents et à traiter la correspondance. En fait, ce ne sont là que quelques-unes des nombreuses tâches d’un assistant administratif. Un cadre peut avoir plus d’un poste de ce type ouvert à un moment donné. Comment être une bonne secrétaire de direction ?
Alors, comment savoir si ce type de professionnel est celui qui vous convient ? Considérez vos propres objectifs et les besoins de votre équipe. Aurez-vous besoin de quelqu’un pour présider l’équipe de direction ? Peut-être, quelqu’un qui passe le plus de temps avec le président ? Peut-être est-ce quelqu’un d’autre entièrement. Réduisez votre liste à une ou deux personnes qui feront le travail que vous voulez faire.
Vous devriez également envisager les fonctions générales d’un assistant administratif. Est-il chargé de rédiger des politiques et des procédures, de déléguer diverses tâches, de répondre au téléphone, d’organiser les voyages, de préparer des documents et de s’occuper de la correspondance ? Plus vos besoins sont spécifiques, plus il sera facile pour votre équipe de trouver une personne appropriée. Mais, quelle que soit leur fonction, ils doivent s’attacher à faire fonctionner votre bureau aussi efficacement que possible. Ils doivent être suffisamment flexibles pour respecter les délais, tout en étant suffisamment organisés pour répondre aux exigences du poste.
Un autre élément à prendre en compte lors du choix des fonctions d’un secrétaire exécutif ? Ses qualifications sont presque illimitées. Elle peut être comptable, conseillère financière, secrétaire juridique ou même spécialiste de la communication. Les tâches typiques d’une assistante administrative comprennent toutefois un large éventail de tâches. Par exemple, elle doit taper des lettres et des notes, répondre à des appels téléphoniques, classer des documents et apporter un soutien général au bureau. En d’autres termes, les tâches ne tournent pas nécessairement toutes autour d’une seule compétence.
En plus de connaître les compétences nécessaires pour occuper le poste, vous devez être prêt à y consacrer les heures nécessaires. Souvent, un bureau particulier doit embaucher un assistant administratif temporaire en attendant qu’un poste permanent se libère. Si vous connaissez un poste en cours d’embauche, notez son ouverture et sa date. Ne perdez pas votre temps à attendre. Vous devez agir maintenant. Vous ne voulez pas manquer la chance d’être un membre du personnel immédiat.
Si votre bureau a déjà un poste ouvert qu’un assistant administratif pourrait occuper, vous devez également savoir quelles sont les fonctions d’un secrétaire exécutif. Une chose qui doit faire partie de votre CV est votre connaissance de la mission et de la philosophie de l’entreprise. La plupart des bureaux disposent d’instructions spécifiques sur le comportement de leurs employés. Assurez-vous de savoir ce qu’il faut faire et ce qu’il ne faut pas faire lorsque vous traitez avec les clients. Si vous ne comprenez pas quelque chose, posez des questions jusqu’à ce que vous soyez complètement sûr de vous.
La plupart des postes dans le monde de l’entreprise exigent un certain dévouement, une gestion du temps et des compétences organisationnelles. Quelles sont les fonctions d’un secrétaire de direction ? Elle doit notamment répondre au téléphone et prendre des messages, suivre les réunions et les calendriers, aider le personnel de bureau en s’assurant que tout est fait à temps, aider à gérer les conflits quotidiens et à fixer les rendez-vous.
Les fonctions d’un secrétaire exécutif ne se limitent pas à répondre au téléphone. En fait, dans certains cas, il est chargé de s’assurer que tous les rendez-vous sont complets et à temps. Les clients appellent parfois au milieu de la nuit, et vous devez être disponible pour prendre les messages et vous assurer qu’ils reçoivent une réponse rapide. Répondre aux attentes du client peut parfois être un peu difficile, c’est pourquoi vos tâches consistent à planifier votre réunion et à déléguer diverses tâches à votre secrétaire avant même que la réunion ne commence. Elle sera généralement chargée de réserver la salle, d’organiser les places, de rédiger les documents, d’accueillir les clients, etc.
Comme indiqué précédemment, l’une de vos principales responsabilités consiste à prendre les messages des clients et à les transmettre aux bons dirigeants. En dehors de cela, quelles sont les fonctions d’une secrétaire de direction ? Vous devez également posséder de grandes compétences en matière de communication, car il est fort probable qu’elle passe beaucoup de temps à parler avec vous et votre personnel de questions ou de préoccupations importantes. Elle sera également le principal point de contact pour l’ensemble de l’entreprise, elle devra donc savoir tout ce qu’il y a à savoir sur la gestion de l’entreprise. Elle répondra presque certainement au téléphone, aux fax, aux courriels et même aux messages vocaux.
Si vous souhaitez progresser dans votre poste de directeur général ou de directeur exécutif, vous devrez en savoir plus sur les fonctions d’un secrétaire exécutif. Vous devez comprendre comment gérer efficacement toute situation qui se présente dans le bureau. Un bureau très occupé entraînera inévitablement quelques faux pas, il est donc important que vous appreniez à vous occuper efficacement des aspects administratifs de votre travail. Les tâches d’un secrétaire exécutif peuvent certainement s’inscrire dans ce rôle. Vous devez être prêt à assumer de nombreuses tâches si vous souhaitez progresser dans votre carrière.
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