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Quelle est la formation requise pour devenir secrétaire administrative ?
Un assistant administratif, un professionnel ou un secrétaire administratif est une personne dont l’emploi principal consiste à soutenir la direction à tous les niveaux, des cadres aux assistants personnels. Bien qu’il n’ait pas à traiter avec les clients, ce type d’employé est très responsable de tous les processus commerciaux, ainsi que d’autres affaires personnelles.
Quelle est donc la formation requise pour devenir assistant administratif ? La première étape consiste à obtenir une certification dans le cadre du programme de normes professionnelles de l’American Academy of Professional Accountants (AAPA). Ce programme de formation est axé sur la gestion des transactions financières et la mise en œuvre de bonnes pratiques de gestion financière. Pour obtenir cette certification, les candidats doivent avoir de solides connaissances en comptabilité et passer un examen écrit. Comment devenir secrétaire administrative ?
Une fois certifié, il faut ensuite suivre deux années d’études dans un programme de maîtrise en gestion des ressources humaines ou un programme de licence en gestion des ressources humaines. Ces études prépareront les candidats à occuper un poste de secrétaire administrative, mais les rendront également beaucoup plus efficaces dans le poste qu’ils ont l’intention d’occuper.
Une autre chose nécessaire pour un secrétaire administratif est la capacité à communiquer efficacement avec les différentes personnes de l’organisation qui s’occupent des opérations quotidiennes de cette entreprise. Au cours d’une journée type, il est appelé à interagir avec de nombreux services différents qui composent l’organisation. Les compétences en matière de communication sont l’un des aspects les plus importants du métier de secrétaire administratif.
Si une personne veut réussir en tant qu’assistant administratif, elle devra être capable de bien écouter. Cette compétence peut s’avérer utile lorsqu’un assistant administratif doit répondre au téléphone ou être contacté dans un environnement de bureau très occupé. Une personne capable d’écouter efficacement est une personne capable de s’occuper efficacement de l’entreprise et des personnes qui la composent.
Une autre compétence que les assistants administratifs doivent posséder est la capacité d’organiser et de gérer des documents. En plus de ses qualités relationnelles, un bon assistant administratif doit également être capable de trouver un moyen de stocker correctement les informations. Si les informations peuvent être pertinentes pour l’entreprise pour laquelle il ou elle travaille, il ou elle peut aussi avoir besoin de garder les dossiers organisés afin de s’assurer qu’ils sont faciles à trouver quand on en a besoin.
Il faut également savoir utiliser un ordinateur et avoir accès à l’internet pour pouvoir travailler avec succès en tant que secrétaire administrative. Bien qu’Internet puisse sembler un détail banal, ces compétences sont importantes et ne doivent pas être négligées si l’on veut continuer à progresser vers des postes plus élevés au sein d’une entreprise.
Les secrétaires administratifs comptent parmi les personnes les plus qualifiées qui soient aujourd’hui. Pour réussir, il faut s’assurer que l’on dispose des compétences nécessaires pour être un atout de grande valeur pour l’organisation pour laquelle on travaille.
Pour déterminer les compétences requises pour devenir assistant administratif, il faut tenir compte d’un certain nombre de facteurs. L’aspect le plus important sera probablement les compétences en communication qui doivent être prises en considération. La capacité à comprendre le processus de pensée des autres et à s’exprimer de manière polie et réfléchie est importante pour une personne qui occupe ce poste.
Savoir s’occuper d’un ordinateur est un autre domaine d’expertise qui doit être couvert lorsqu’on cherche à devenir assistant administratif. Il existe un certain nombre de types d’ordinateurs différents, il est donc essentiel de savoir comment les utiliser.
De nombreux assistants administratifs peuvent être amenés à travailler sous la direction de plusieurs superviseurs, ce qui les oblige à accomplir plusieurs tâches à la fois. Cela nécessite une connaissance de la technologie informatique, en particulier lorsqu’un administrateur gère plusieurs comptes.
Pour se préparer à devenir assistant administratif, il faut également penser à suivre des cours de base en commerce. Cela leur permettra de mieux comprendre l’entreprise et ses différentes facettes.
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