Devenir secrétaire administratif en 7 étapes… C’est incroyable !
Les métiers relatifs à l’administration, notamment celui du secrétaire administratif, sont loin d’être faciles à maîtriser.
Quoique la performance en la matière soit atteignable avec les bons bagages. Quelques bonnes pratiques sont de mise dans ce sens. Certaines d’entre elles sont appréhendées au cours des formations y afférentes. Et d’autres s’acquièrent au fur et à mesure de l’exercice de cette fonction.
Dans cet article, la rédaction vous livre les 7 étapes essentielles à l’acquisition des compétences indispensables pour un apprenti adjoint d’administration.
Ces savoir-faire sont aussi bien liés aux points techniques du métier qu’aux qualités personnelles du concerné.
Dans tous les cas, ces informations sont capitales au développement de celui-ci. Et elles ne sont pas données à tout le monde. Alors qu’elles sont des impératifs de ce domaine, peu importe le secteur d’activité en question.
Sommaire
1. Découvrir le métier en général
Avant toute chose, il convient de comprendre les rouages de ce métier. Le secrétaire administratif intervient dans divers domaines.
Il se charge de l’organisation en général de l’entreprise ou du service au sein duquel il opère.
Tout évènement relatif à cela est ainsi préparé et mis en place par cet acteur. En même temps, il assure une grande partie de la communication tant à l’interne qu’à l’externe.
Tout bon secrétaire administratif doit avoir certaines qualités dont les plus communes sont :
- La discrétion
- La disponibilité
- La capacité d’expression (orale et écrite)
- Le professionnalisme
- Le savoir-faire
- L’organisation
- La réactivité
L’informatique figure inéluctablement parmi les compétences d’une secrétaire.
Bien que l’entreprise en question ne soit pas encore entièrement dans le numérique, ce point reste incontournable. Cette connaissance entre en jeu pour le traitement des données oscillant autour de l’organisation.
2. Choisir un domaine de prédilection
Un grand nombre d’établissements proposent actuellement divers programmes d’enseignement, qui ont pour but de spécialiser les acteurs dans les différentes branches de cette profession.
C’est pourquoi vous pouvez facilement trouver des propositions de formation secrétaire de mairie ou encore de formation secrétaire médicale sur la toile. Mais en général, chaque aspirant doit justifier l’un de ces niveaux au moins :
- Bac professionnel en gestion et administration
- BTS en assistant-manager
- DUT en gestion des entreprises et des administrations
Suivre une formation secrétaire administratif n’est pas toujours suffisant pour pouvoir faire le choix entre les innombrables spécialités du secteur.
En ignorant les besoins du marché, le futur secrétaire administratif ne peut en aucun cas définir les acquis spécifiques dont il a besoin pour commencer une carrière bien solide, autrement dit, son orientation professionnelle.
Trois possibilités se présentent lorsque l’on souhaite devenir une secretaire administrative.
Certains titres sont propres à un secteur bien défini tandis que d’autres sont présents dans tous les domaines. Le tableau ci-après illustre mieux ce fait.
| Titre | Secteur |
| Secrétaire comptable | – Privé – Public – Indépendant |
| Secrétaire juridique | – Privé – Public – Indépendant |
| Secrétaire de mairie | – Public |
| Secrétaire de direction | – Privé – Public – Indépendant |
| Secrétaire de chancellerie | – Public |
| Secrétaire administratif éducation nationale | – Public |
| Secrétaire des affaires étrangères | – Public |
| Secrétaire d’édition | – Privé – Indépendant |
| Secrétaire médicale à domicile | – Indépendant |
Vous pouvez apprendre toutes ces compétences en suivant notre formation, composée de 26 documents clairs et précis.
Inscrivez-vous vite avant la fin de la PROMO : -80%
3. Appréhender les langues techniques
La maîtrise d’une deuxième langue, voire une troisième à part le français peut remonter l’estime d’un secrétaire administratif.
Un secrétaire en anglais est en effet très recherché par les recruteurs. C’est une compétence incontournable dans les entreprises interagissant constamment avec des partenaires et clients étrangers.
L’anglais est la langue la plus parlée dans le monde professionnel. Quoi qu’il en soit, les fonctions principales d’un adjoint administratif sont pareilles, peu importe la langue pratiquée. La seule différence se situe au niveau de la formation.
Les candidats parlant l’allemand sont aussi très reconnus sur le marché du secrétariat administratif. À la limite, les recruteurs privilégient les secrétaires bilingues et prévoient une formation visant à perfectionner la pratique de cette langue.
4. Avoir une technique de communication infaillible
Que ce soit à l’intérieur ou à l’extérieur d’une entreprise, la communication est un des piliers de son développement. Or, la plupart des responsabilités liées à cela reviennent au secrétaire.
La communication interne va de pair avec le sens de l’écoute. Un secrétaire comptable comme un secrétaire de direction est amené à analyser et à transmettre les informations circulant au sein du service auquel il est affecté.
Il est le principal point de contact entre les diverses directions. Ainsi, il relie les cadres entre eux tout en réduisant les tâches de ces derniers.
Il contribue également à l’optimisation de la communication externe. Une grande partie de la relation de l’entreprise avec son environnement externe repose sur l’épaule du secrétaire.
Organisation de rencontres, paiement de factures, transfert de dossiers, passation de commandes… ses fonctions s’apparentent à des missions de ce genre.
5. Un excellent sens de l’organisation
L’organisation est la clé du métier.
Cette compétence secrétaire intervient dans l’intégralité de celui-ci. Ce, depuis les tâches techniques aux plus relationnelles. Il doit être en mesure de s’organiser malgré les multitudes de missions dont il a la responsabilité.
Si ce n’est pas le cas, c’est tout le fonctionnement de l’entreprise qui en pâtit. Par ailleurs, les recruteurs font souvent appel à un secrétaire en raison de la complexité des activités qu’ils gèrent.
Pour y parvenir, vous devez vous armer d’une certaine indépendance dans les limites de votre profession.
La faculté à prendre des décisions tout seul est dans ce cas une qualité non négligeable. Ce n’est pas pour autant que les directives des employeurs ne comptent pas. Au contraire, ce sont les références sur lesquelles un assistant se base.
Impossible d’y parvenir sans un niveau de professionnalisme suffisamment élevé. Par ailleurs, vous devez savoir que cette qualité n’est pas uniquement remise en question que par rapport à l’apparence physique.
Toute sa façon de faire est concernée. Ponctualité, honnêteté, fiabilité et performance constituent le professionnalisme d’un secrétaire.
6. Une bonne capacité rédactionnelle
Dans la fiche métier secrétaire administrative, une bonne partie des missions consiste à émettre des écrits professionnels.
En l’occurrence, la rédaction des comptes-rendus est commune à tous les secrétaires, tous secteurs confondus.
Puisqu’il assure la communication de l’entreprise, la correspondance entre celle-ci et son environnement est assurée par lui. De même pour la diffusion et la mise en place des divers règlements écrits du service ou de la société.
Afin d’améliorer vos capacités rédactionnelles, vous devez veiller à la pertinence des informations contenues dans vos œuvres. C’est à ce moment que vous devez faire preuve de bon sens.
Autrement, il est impossible de séparer les bons grains de l’ivraie. Votre sens de l’écoute est une fois de plus mis à l’épreuve. Cela va de pair avec votre capacité à ne prendre en compte que les bonnes données, ni plus ni moins.
Cette compétence est intimement liée à la capacité de synthèse.
Après avoir rassemblé toutes les informations indispensables, vous devez encore une fois réussir à n’en tirer que les essentiels puisque vos supérieurs n’auront pas le temps de tout étudier.
Raison pour laquelle il faut abréger le plus possible.
7. Bien gérer son temps
La réussite des missions d’un secrétaire administratif de classe normale et de toute autre catégorie repose sur la gestion du temps. Il doit être polyvalent.
Cette qualité lui permet de réussir des tâches chronophages sans mettre en péril les autres activités. Or, c’est beaucoup plus facile à dire qu’à faire.
Les voleurs de temps sont ces choses qui accaparent tout votre temps sans apporter de conséquences positives à votre travail.
Les activités sur votre téléphone et qui n’ont aucun lien avec votre profession sont en tête de liste.
Ensuite viennent les mauvaises organisations qui représentent une perte de temps inimaginable. Une confusion au niveau de vos objectifs peut avoir les mêmes effets. Enfin, les procédures trop lourdes sont à bannir de votre façon de travailler.
La tenue d’un agenda est d’une grande utilité dans cette optique. Cela vous aide à prioriser les tâches les plus importantes et les plus urgentes.
C’est une astuce infaillible pour un secrétaire de rédaction. En préparant une liste des choses à faire, vous gagnez en organisation.
En somme, le métier de secrétaire demande beaucoup d’implications. Mais ce n’est pas suffisant pour réussir. Les savoir-faire techniques sont indispensables pour pouvoir témoigner une performance de haut niveau.
Sans oublier les compétences personnelles qui font toute votre différence avec les autres. Si certaines personnes disposent de ces qualités de façon innée, les autres doivent recourir à des aides pour les développer au fur et à mesure.
C’est l’importance même de notre formation, constituée de 26 documents clairs et précis sur cette profession.
Avec l’offre actuelle, économisez -80% sur les frais tout en assurant la réussite de votre carrière. Ne ratez pas l’occasion !
Inscrivez-vous vite avant la fin de la PROMO : -80%