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Comment le secrétaire parle-t-il au téléphone ?
Vous avez un emploi de secrétaire, et maintenant que vous travaillez pour quelqu’un d’autre, comment commencez-vous à parler au téléphone ? Il faut d’abord penser à quelques éléments lorsqu’il s’agit de votre nouveau travail en tant que nouvel assistant du patron. Voici quelques conseils qui vous aideront à décrocher le téléphone de la bonne façon.
Avant d’appeler une autre personne au téléphone, vous devez comprendre exactement le type d’appels que vous recevrez. Travaillez-vous seul, avec un ou deux autres assistants ? Travaillez-vous avec plusieurs services différents en même temps ? Ce sont là des éléments auxquels il faut réfléchir, car ils vont tous influencer votre conversation téléphonique. Comment devenir secrétaire sans le bac ?
Savez-vous que l’assistant à l’autre bout du fil va se trouver dans le même service ? C’est très important, car si vous êtes sur la même longueur d’onde, vous ne parlerez pas sur un ton différent. De plus, si vous savez que votre nouveau patron sera à l’autre bout du fil, vous pouvez également vous attendre à parler de manière calme, ce qui rendra l’appel beaucoup plus agréable.
Alors, comment sonne la secrétaire à l’autre bout du fil ? Comment savez-vous que vous êtes à l’aise avec lui ? Comment vous sentez-vous, alors qu’il vous écoute parler ? C’est quelque chose à garder à l’esprit, car cela affectera la façon dont vous lui parlerez au téléphone.
Une autre chose à retenir est de se rappeler qu’il s’agit d’une relation d’affaires. Si vous ne vous entendez pas avec lui, cela aura un impact sur la façon dont vous travaillez avec lui. Parfois, vous pouvez simplement ne pas être d’accord avec lui sans rien dire de mal à son sujet. Cependant, si vous vous engagez dans un débat houleux avec lui, vous risquez de nuire à la relation.
Une autre chose à garder à l’esprit est la façon dont vous agissez lorsque vous êtes au téléphone. Vous ne voulez pas avoir l’air trop sérieux au téléphone. N’oubliez pas que c’est votre voix qu’il doit entendre. Il peut se demander si vous êtes sérieux et peut même penser que vous ne l’êtes pas.
L’une des meilleures choses à faire lorsque vous êtes au téléphone est de vous mettre à l’aise et de vous détendre. N’oubliez pas que la conversation doit être légère et drôle. Vous ne vous sentirez pas mal à l’aise si vous parlez calmement et efficacement. Vous devez essayer d’utiliser votre prénom à la fin de vos phrases, car il saura qui vous appelez.
Enfin, vous devez être patient au téléphone avec votre nouvel ami, car vous commencez à mieux vous connaître en tant qu’équipe. Vous devez comprendre que vous ne pouvez pas toujours parler directement à votre assistant, et que c’est la seule façon de vous informer. N’oubliez pas de l’écouter également.
Il est important de se rappeler que vous faites partie d’une équipe et que vous êtes secrétaire de bureau. Vous devez être cordial envers tout le monde. Vous devez traiter tout le monde sur un pied d’égalité et respecter leurs opinions, même si elles sont différentes.
La façon dont la secrétaire parle au téléphone est différente de la façon dont elle le fera à l’autre bout du fil. Vous pouvez le voir comme un collègue, mais vous devez apprendre à le voir comme une personne. Pour qu’il sache bien écouter, vous devez lui parler comme à une personne, ce qui signifie que vous devez écouter ses paroles et lui donner son avis.
Vous devez également vous assurer que vous avez clairement défini vos attentes avant de commencer à parler au secrétaire. Comme il est dans une position extrêmement délicate, vous devez vous assurer qu’il sait clairement ce qu’il attend de vous. En d’autres termes, si vous avez une question, posez-la-lui d’abord. Si vous avez une idée, dites-le-lui d’abord pour qu’il ait une idée de ce que vous demandez.
Ce type de relation est essentiellement très important, car la secrétaire est une personne qui peut vous être extrêmement utile. Il est donc important que vous vous assuriez qu’il est un bon communicateur et qu’il ne commet pas d’erreur qui pourrait nuire à votre relation.
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