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Quel est l’environnement de travail d’un secrétaire administratif ?
Lorsque vous pensez à l’environnement de travail typique d’un assistant administratif, vous imaginez probablement un professionnel qui cherche à faire bonne impression auprès des clients, mais qu’est-ce que cela signifie réellement de travailler à ce poste ? Voici quelques questions courantes qui vous seront posées dans le cadre de votre travail d’assistant administratif.
Tout d’abord, quel est l’environnement de travail d’un assistant administratif ? Cela signifie que vous devez vous préparer à la veille de votre premier client ou à l’arrivée de celui-ci, afin de pouvoir montrer que vous êtes amical, attentif et disposé à apprendre. Comment devenir secrétaire administrative ?
Une autre question importante que l’on peut vous poser lorsque vous travaillez comme assistant administratif est de savoir si vous aimez ou non votre travail. Bien que cette question soit courante, il n’y a pas de bonne réponse, car chacun a une opinion différente sur le fait d’aimer ou non ce qu’il fait. Il est donc toujours préférable de faire savoir à votre patron ce que vous pensez vraiment de votre travail.
Maintenant, on vous demandera également quel type d’équipement ou d’outils vous devez posséder pour être assistant administratif. Comme mentionné précédemment, il existe plusieurs types de matériel de bureau qui sont nécessaires pour pouvoir effectuer toutes sortes de tâches. Il s’agit notamment des logiciels informatiques, des imprimantes, des casques téléphoniques et de certaines des fournitures de bureau les plus importantes – stylos, marqueurs et gommes.
Lors de l’entretien, il se peut que l’on vous demande également quelles sont vos compétences et vos connaissances, et où vous espérez aller à l’avenir après avoir terminé votre travail d’assistant administratif. Ce ne sont pas des informations que vous devez partager avec tout le monde ; il est toujours préférable que ces informations restent confidentielles.
En plus d’être une personne ayant une description de poste d’assistant administratif, vous devrez également respecter des règles spécifiques lorsqu’il s’agira de travailler au sein de l’entreprise. La principale raison de cette réglementation est de protéger la santé et la sécurité de chacun au sein de l’organisation. Afin d’assurer la sécurité et la protection de chacun, la plupart des employeurs doivent payer un certain nombre de congés annuels, qui dépendent généralement de la durée de l’activité de l’employeur.
De nombreux emplois d’assistant administratif exigent une bonne connaissance de l’entreprise pour laquelle vous travaillez. Par exemple, si vous travaillez pour un cabinet d’expertise comptable, votre travail consistera à remplir des rapports financiers et à effectuer des calculs qui peuvent être utilisés pour aider à analyser et à contrôler les dépenses. Par exemple, si une entreprise devait procéder à un examen comptable, vous devrez connaître les chiffres exacts relatifs aux dépenses de l’année en question, le nombre d’années écoulées depuis que cette dépense particulière a été effectuée, ainsi que le montant des sommes consacrées à cette dépense par le budget et les revenus de l’année en question.
S’il est vrai que les assistants administratifs ont une description de poste de secrétaire, il est important de se rappeler qu’ils ne sont pas réellement des secrétaires. Vous n’êtes pas membre de l’équipe de direction et votre travail n’est pas basé sur des réunions ; vous êtes simplement là pour prendre les ordres d’un patron, aider à faire de la paperasserie et à préparer des documents, et être responsable de veiller à ce que tous les employés travaillent dans le bon ordre.
Comme indiqué plus haut, dans le cadre d’un emploi type d’assistant administratif, vous travaillerez également comme assistant du directeur général ou d’autres membres de haut niveau de l’entreprise. Vous êtes non seulement chargé de prendre les commandes et de fournir des rapports au directeur général, mais vous serez également responsable de la programmation des réunions et d’autres rencontres importantes.
Si vous envisagez de devenir assistant administratif, vous devez être prêt à travailler dur pour ce poste. Les tâches à accomplir sont nombreuses et variées, donc si vous n’êtes pas intéressé par ces tâches, vous pouvez envisager un autre type de travail. Vous constaterez également que le salaire sera probablement bien inférieur à celui auquel vous êtes habitué dans d’autres types de postes. En outre, vous ne serez pas seulement chargé de la paperasserie et des rapports financiers ; votre description de poste pourrait inclure des tâches telles que répondre au téléphone, répondre aux courriels, organiser des conférences et des réunions, aider à rédiger des propositions commerciales, gérer les appels au service clientèle, etc.
Lorsqu’on envisage de devenir assistant administratif, beaucoup de gens se demandent à quoi ressemble un emploi de secrétaire administratif ; ce sont de bonnes options pour ceux qui sont prêts à travailler dur et à garder leur emploi du temps et leurs exigences privés. Si les emplois administratifs peuvent être parfois très exigeants, ils peuvent aussi être un excellent moyen de gagner sa vie de manière décente. Au fond, votre travail vous apportera une grande satisfaction personnelle. C’est une carrière qui gagne chaque jour en popularité.
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